突然の訃報は、ただでさえ動揺している中で、会社への連絡という新たな心配事を生むものですよね。
「どのように会社に伝えればいいのだろう？」
「休みをもらう時の言い方は失礼にならないだろうか？」
「メールで連絡しても大丈夫？」
と、不安に感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、会社へ葬式で休みを申請する際の最適な連絡方法や言い方、さらにはメールでの具体的な伝え方まで、あなたの疑問を徹底的に解決します。
実際に私が経験したことや、人事担当者の視点も交えながら、誰もが安心して適切な対応ができるように詳しく解説していきますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
訃報を受けた際の会社への連絡は誰に、いつ行うべき？
身内に不幸があった場合、まず最初に考えるべきは「誰に」「いつ」連絡するかです。
会社への連絡は、速やかに行うことが重要ですよ。
連絡すべき相手とタイミング
訃報を受けたら、できるだけ早く会社に連絡しましょう。
理想は、業務時間外であっても連絡を入れることです。
連絡すべき相手
- 直属の上司
- 人事部または総務部
- 同じ部署の同僚（業務引き継ぎのため）
連絡のタイミング
訃報を知った時点ですぐに連絡することがベストです。
夜間や休日であっても、まずはメールやメッセージで一報を入れ、翌営業日の早い時間に電話で詳細を伝えるようにしましょう。
葬式で会社を休む際の「言い方」と「伝え方」のポイント
会社に休みを伝える際の「言い方」は、相手に与える印象を大きく左右します。
丁寧かつ簡潔に伝えることが大切です。
訃報連絡の基本的な伝え方
連絡は、落ち着いて、必要な情報を漏れなく伝えるように心がけましょう。
電話での伝え方（例文）
電話で伝える際は、以下の情報を簡潔に伝えます。
- 「〇〇（氏名）です。今、お時間よろしいでしょうか。」
- 「私事で大変恐縮なのですが、〇〇（故人との続柄）が〇〇（逝去日時）に他界いたしました。」
- 「つきましては、〇月〇日から〇月〇日まで、忌引き休暇をいただきたくご連絡いたしました。」
- 「業務でご迷惑をおかけしますが、〇〇（業務の引き継ぎや進捗状況）は〇〇（誰に引き継ぐか、どう対応するか）で対応いたします。」
- 「ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。」
メールでの伝え方（例文）
メールで連絡する場合は、件名で要件がわかるようにし、本文では簡潔に情報をまとめることが重要です。
会社への葬式の連絡で使う「メール」の具体的な書き方
メールで連絡する場合、どのような内容を記載すればよいのでしょうか。
ここでは、具体的なメールの例文と、記載すべき項目について解説します。
メールで伝えるべき必須項目
メール連絡で漏れなく伝えるべき項目は以下の通りです。
- 件名：要件が一目でわかるようにする
- 故人との続柄：会社が忌引き休暇の期間を判断するのに必要
- 逝去日時（任意）：具体的な状況を伝えるため
- 葬儀の日程：わかっていれば伝える
- 休む期間：具体的な開始日と終了日
- 連絡が取れない期間と緊急連絡先：会社の業務に支障が出ないように
- 業務の引き継ぎについて：誰に、何を、どう引き継ぐか
- お詫びの言葉：業務への配慮を示す
件名の工夫
件名には、以下のような表現が考えられます。
- 「忌引き休暇取得のご連絡（〇〇部 〇〇）」
- 「【重要】忌引き休暇申請のお願い（〇〇部 〇〇）」
メール例文
件名：忌引き休暇取得のご連絡（〇〇部 〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
私事で大変恐縮なのですが、本日〇月〇日、私の祖父が永眠いたしました。
つきましては、〇月〇日から〇月〇日まで、忌引き休暇をいただきたくご連絡いたしました。
葬儀は〇月〇日に執り行われます。
この期間、業務でご迷惑をおかけしますが、
現在担当している〇〇の件は、〇〇さんにお願いしてあります。
緊急の際には、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）にご連絡ください。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
〇〇 〇〇
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
忌引き休暇とは？日数や申請手続きの注意点
忌引き休暇は、労働基準法で定められたものではなく、会社の就業規則によって異なります。
そのため、事前に会社の規定を確認しておくことが大切です。
忌引き休暇の基本と申請方法
忌引き休暇は、慶弔休暇の一種で、家族や親族の不幸があった場合に取得できる休暇です。
忌引き休暇の日数
故人との続柄によって、取得できる日数が異なります。
一般的な日数の目安は以下の通りです。
| 故人との続柄 | 一般的な日数 |
|---|---|
| 配偶者 | 10日 |
| 父母 | 7日 |
| 子 | 5日 |
| 兄弟姉妹 | 3日 |
| 祖父母 | 3日 |
| 配偶者の父母 | 3日 |
忌引き休暇の申請手続き
多くの会社では、忌引き休暇の申請書を提出する必要があります。
場合によっては、会葬礼状などの証明書の提出を求められることもあります。
「家族葬」の場合、会社への連絡はどうすればいい？
近年増えている「家族葬」の場合、会社への連絡方法に迷う方もいるでしょう。
家族葬であっても、会社への連絡は通常通り行うのがマナーです。
家族葬における会社への配慮
家族葬は、近親者のみで執り行われるため、会社関係者の参列は基本的に辞退することが多いです。
香典や供花の辞退の伝え方
会社の方から香典や供花の申し出があった場合は、感謝の気持ちを伝えつつ、辞退する旨を丁寧に伝えましょう。
例えば、「故人の遺志により、ご厚意は辞退させていただきます」といった言葉が適切です。
葬式後の会社への報告と、お礼の伝え方
忌引き休暇が終わり、会社に出社する際には、上司や同僚に報告とお礼を伝えることが大切です。
これにより、感謝の気持ちを伝え、今後の業務を円滑に進めることができます。
出社時の挨拶と配慮
出社時には、簡潔な挨拶とともに、休み中の業務に対する感謝を伝えましょう。
上司への報告とお礼
出社したら、まず直属の上司に挨拶に行き、忌引き休暇をいただいたことへの感謝と、今後の業務への意欲を伝えましょう。
「この度は、大変ご迷惑をおかけいたしました。温かいお心遣いをいただき、誠にありがとうございました。本日より、通常通り業務に励みますので、今後ともよろしくお願いいたします。」
同僚へのお礼
業務を代行してくれた同僚には、直接お礼の言葉を伝えましょう。
菓子折りなどを用意して、感謝の気持ちを表すのも良いでしょう。
会社へ連絡する際に避けるべきNG行動とマナー
葬式の連絡は、デリケートな内容であり、適切なマナーを守ることが求められます。
いくつか注意すべき点がありますので、確認しておきましょう。
こんな伝え方は避けて！
会社への連絡において、以下のような行動は避けるべきです。
- 連絡が遅れること
- 業務の引き継ぎを怠ること
- 詳細な情報を伝えすぎること
- 不謹慎な態度を取ること
連絡が遅れることのデメリット
連絡が遅れると、会社側が業務調整に支障をきたし、周囲に迷惑をかけてしまいます。
訃報を知ったら、どんなに動揺していても、まずは一報を入れることが大切です。
部署内での情報共有はどうする？
あなたが不在の間、業務がスムーズに進むように、部署内での情報共有も重要です。
事前にできる準備はしておきましょう。
業務の引き継ぎと情報共有
休暇に入る前に、担当している業務の進捗状況や、必要な情報を共有しておくことで、円滑な引き継ぎができます。
引き継ぎリストの作成
休暇中に対応が必要な業務や、緊急連絡先などをまとめたリストを作成し、共有しておくと良いでしょう。
これは、同僚があなたの不在中も業務を滞りなく進めるために非常に役立ちます。
会社からの弔意に対するお返しは必要？
会社から香典や供花、弔電などをいただいた場合、どのように対応すれば良いのでしょうか。
基本的には、後日お礼を伝えることが大切です。
感謝の気持ちを伝える方法
会社からの弔意に対するお返しは、個別の状況によって異なります。
お礼状や菓子折り
忌引き休暇から復帰後、改めて上司や部署全体へのお礼の言葉とともに、菓子折りなどを持参するのも良いでしょう。
部署内へのお礼は、休憩時間などに全員に一声かけて、配布するとスマートです。
ただし、会社によっては「お返しは不要」という方針のところもありますので、周囲に確認してから判断すると良いでしょう。
もしもの時のために知っておきたい！会社の慶弔規定
多くの会社では、慶弔に関する規定を設けています。
いざという時に困らないためにも、事前に確認しておくことが重要です。
就業規則の確認ポイント
就業規則には、忌引き休暇の日数、申請方法、必要書類などが明記されています。
一度目を通しておくことで、いざという時にスムーズに対応できます。
どこで確認できる？
就業規則は、社内のイントラネットや、人事部・総務部で確認できます。
もし不明な点があれば、担当部署に問い合わせてみましょう。
まとめ
この記事では、会社へ葬式で休みを申請する際の連絡方法や言い方、メールでの具体的な伝え方まで、幅広く解説しました。
突然の不幸に際し、会社への連絡は精神的に負担が大きいものですが、この記事が皆さんの助けになれば幸いです。
重要なポイントは以下の通りです。
- 訃報連絡はできるだけ速やかに行う
- 直属の上司にまず連絡し、その後人事部などに連携する
- 電話での連絡が基本だが、緊急時はメールも活用する
- 忌引き休暇の日数や申請手続きを事前に確認する
- 家族葬の場合も、会社への連絡は通常通り行う
- 休暇明けは上司や同僚へのお礼を忘れない
- 会社の慶弔規定を事前に確認しておく
大切な人を亡くされた悲しみの中で、仕事の心配はできるだけ少なくしたいものです。
この記事が、少しでもあなたの不安を解消し、適切な対応ができるための一助となれば嬉しいです。
もし、他に不安なことや疑問に思うことがあれば、遠慮なく会社の担当部署に相談してみてくださいね。
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